Manual de Usuario — Sport Dashboard

Bienvenido al manual de usuario de Sport Dashboard, la plataforma de gestión integral para gimnasios y estudios de fitness.

Índice de contenidos

Descripción general del sistema

Sport Dashboard es una plataforma web diseñada para que gimnasios, boxes y estudios fitness gestionen:

• Su equipo de trabajo (entrenadores y administrativos)
• Sus clientes (historial, metas, membresías)
• Las rutinas de entrenamiento personalizadas para cada cliente
• Las clases grupales con horarios y cupos
• La comunicación con todos los miembros via notificación push o email
• La configuración general de la empresa y sus sedes

Los clientes/alumnos acceden a sus rutinas y clases desde la aplicación móvil. El panel web es para uso exclusivo del staff.

Flujo de trabajo típico

1. Crear cuenta y verificar email
2. Completar onboarding: nombre de empresa + primera sede
3. Agregar team members (entrenadores / administrativos)
4. Crear clientes y asignarles entrenador
5. Crear rutinas personalizadas para cada cliente
6. Asignar fechas a las rutinas (el alumno las ve en la app)
7. Crear clases grupales
8. Enviar mensajes y notificaciones

Soporte

Si tiene dudas o encuentra un problema, comuníquese con el equipo de soporte de Sport Dashboard.

Onboarding — Configuración inicial

El onboarding es el proceso que realiza por única vez cuando crea su cuenta. Lo guía paso a paso para dejar el sistema listo: verificación de email, creación de la empresa y configuración de la primera sede.

Paso 1: Registro de cuenta

1. Ingrese a la aplicación y haga clic en Crear cuenta.
2. Complete el formulario de registro:

3. Haga clic en Registrarse.

Error de contraseñas: Si la contraseña y su confirmación no coinciden, el sistema le mostrará un error y permanecerá en la pantalla de registro. Corrija el campo antes de volver a intentarlo.

Paso 2: Verificación de email

Después de registrarse, el sistema lo redirige a una pantalla de verificación pendiente:

• Se muestra el email con el que se registró.
• El sistema envía automáticamente un correo de verificación a esa dirección.

Para completar la verificación:

1. Abra su casilla de email.
2. Busque el correo de Sport Dashboard con el asunto de verificación.
3. Haga clic en el enlace de verificación dentro del correo.
4. Volverá a la aplicación con una pantalla de éxito.
5. Haga clic en Continuar.

Enlace vencido: El enlace de verificación tiene una vigencia limitada. Si expiró, solicite uno nuevo desde la pantalla de verificación pendiente.

Paso 3: Onboarding — Configuración de empresa y sede

Una vez verificado el email, si es la primera vez que accede al sistema (sin empresa configurada), la aplicación lo redirige automáticamente a /onboarding.

El formulario de onboarding tiene dos bloques:

Bloque 1: Datos de la empresa

Bloque 2: Primera sede

Una vez completados todos los campos, haga clic en Confirmar (o Finalizar).

Paso 4: Dashboard inicial

Tras completar el onboarding, el sistema lo redirige al Dashboard con su empresa ya configurada.

Verá los indicadores iniciales de su empresa recién creada:

El nombre de su empresa aparece en la barra lateral izquierda.

Acceso con Google

También puede registrarse e iniciar sesión con su cuenta de Google:

1. En la pantalla de login o registro, haga clic en Continuar con Google.
2. Seleccione o confirme su cuenta de Google.
3. Si es la primera vez:
   • El sistema crea su cuenta automáticamente.
   • Lo redirige al onboarding para configurar su empresa.
4. Si ya tiene empresa configurada:
   • Lo redirige directamente al Dashboard.

Qué hacer después del onboarding

Una vez en el Dashboard, el flujo recomendado para comenzar a usar el sistema es:

1. Agregar team members — Invite a sus entrenadores y staff (Team Members).
2. Agregar clientes — Cargue sus alumnos con sus datos de contacto (Clientes).
3. Crear ejercicios personalizados (opcional) — Si usa ejercicios propios que no están en la biblioteca global (Ejercicios).
4. Crear rutinas — Arme los planes de entrenamiento para cada cliente (Routine Builder).
5. Asignar fechas a las rutinas — Sin este paso, el alumno no verá nada en la app (Asignación de sesiones).
6. Crear clases grupales — Configure las clases con horario y cupo (Clases).
7. Enviar comunicaciones — Use la mensajería para avisar novedades (Mensajería).

Preguntas frecuentes del onboarding

¿Puedo modificar los datos de la empresa después del onboarding? Sí, desde la sección Configuración de Empresa puede editar el nombre, email, teléfono, logo, redes sociales y agregar más sedes en cualquier momento.

¿Puedo agregar más sedes luego? Sí, desde Configuración puede agregar tantas sedes como necesite.

¿Qué pasa si cierro la ventana durante el onboarding? El sistema detectará que no completó la configuración y lo redirigirá al onboarding la próxima vez que inicie sesión.

¿Puedo tener varias empresas con la misma cuenta? Depende de la configuración de la plataforma. Si necesita gestionar múltiples empresas, consulte con el soporte técnico.

Cuenta de Usuario

Cada persona que accede al sistema tiene una cuenta personal con datos de perfil y credenciales. Esta sección explica cómo administrar esa información.

Acceder a la configuración de cuenta

1. Haga clic en su nombre o avatar en la barra lateral (parte inferior izquierda).
2. Seleccione "Mi cuenta" o navegue directamente a /account.

Datos del perfil

En la sección de perfil podrá ver y editar los siguientes campos:

Cómo editar el perfil

1. Navegue a Mi cuenta.
2. Modifique los campos que desee actualizar.
3. Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.
4. Una alerta de confirmación aparecerá indicando que los datos fueron guardados correctamente.

Nota: El campo de email no puede modificarse desde la interfaz. Si necesita cambiar su correo, contacte al administrador.

Formato de teléfono

El sistema acepta números de teléfono internacionales. Ingrese el número con el código de país (por ejemplo, +54 9 11 1234-5678). El sistema normaliza automáticamente el formato.

Idioma de la interfaz

Puede seleccionar entre los idiomas disponibles (Español, Portugués, Inglés, entre otros). El cambio se aplica de forma inmediata al guardar.

Cambiar contraseña

Para modificar su contraseña actual:

1. En la sección Mi cuenta, busque el apartado Cambiar contraseña.
2. Complete los tres campos requeridos:
   • Contraseña actual: Su contraseña en uso.
   • Nueva contraseña: La contraseña que desea establecer.
   • Confirmar nueva contraseña: Repita la nueva contraseña para verificación.
3. Haga clic en Guardar.

Importante: Si las contraseñas nueva y de confirmación no coinciden, el sistema mostrará un error y no permitirá guardar. Corrija el campo antes de volver a intentarlo.

Una vez cambiada, la contraseña anterior queda inválida de inmediato.

Recuperar contraseña olvidada

Si olvidó su contraseña:

1. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. Ingrese su dirección de email registrada.
3. Recibirá un correo con un enlace para restablecer su contraseña.
4. Haga clic en el enlace del email (tiene vigencia limitada).
5. Ingrese su nueva contraseña y confírmela.
6. Al completar el proceso, quedará autenticado automáticamente y podrá acceder al sistema.

Primer acceso por invitación

Si fue invitado por un administrador a unirse a la plataforma:

1. Recibirá un email de invitación con un enlace especial.
2. Haga clic en el enlace Establecer contraseña.
3. Ingrese la contraseña que desea usar y confírmela.
4. Quedará autenticado automáticamente y accederá al dashboard.

Inicio de sesión

Con email y contraseña

1. Ingrese a la pantalla de login.
2. Escriba su email y contraseña.
3. Haga clic en Ingresar.

Con Google

1. En la pantalla de login, haga clic en Continuar con Google.
2. Seleccione o confirme su cuenta de Google.
3. Si es la primera vez, el sistema creará su cuenta automáticamente.
4. Quedará autenticado y accederá al dashboard.

Registro de nueva cuenta

Si aún no tiene cuenta:

1. En la pantalla de login, haga clic en Crear cuenta.
2. Complete el formulario:
   • Nombre completo
   • Email
   • Contraseña
   • Confirmación de contraseña
3. Haga clic en Registrarse.
4. Recibirá un email de verificación. Haga clic en el enlace del correo.
5. Una vez verificado, podrá continuar al onboarding para crear su empresa.

Nota: Si la contraseña y su confirmación no coinciden, el sistema mostrará un error antes de enviar el formulario.

Team Members (Entrenadores / Staff)

Los Team Members son todas las personas que trabajan en la empresa y tienen acceso al panel web: entrenadores, administrativos y dueños. Cada uno tiene un rol que define qué puede ver y hacer en el sistema.

Acceder a la sección

Navegue a Equipo en el menú lateral. Esta sección solo es visible para usuarios con rol Admin o Sysadmin.

Roles disponibles

Para más detalles sobre lo que cada rol puede hacer, consulte Accesos y Permisos.

Ver la lista de team members

Al ingresar a Equipo, verá una lista con todos los miembros activos del staff. Para cada uno se muestra:

• Nombre completo
• Email
• Teléfono
• Rol asignado
• Cantidad de clientes asignados
• Estado (activo / inactivo)

Crear un nuevo team member

Solo disponible para roles Admin y Sysadmin.

1. En la sección Equipo, haga clic en el botón + Nuevo.
2. Complete el formulario:

3. Haga clic en Guardar.
4. El sistema enviará automáticamente un email de invitación al nuevo integrante para que establezca su contraseña.

Importante: El email no puede modificarse una vez creado el team member. Si se equivoca en el email, deberá desactivar el miembro y crear uno nuevo.

Ver el detalle de un team member

Haga clic sobre el nombre de cualquier integrante para abrir su página de detalle. Allí verá:

• Todos sus datos de contacto
• Rol actual
• Sedes asignadas
• Lista de clientes que tiene asignados
• Fecha de último acceso
• Acciones disponibles (editar, desactivar, crear cuenta de cliente)

Editar un team member

1. Abra la página de detalle del team member.
2. Haga clic en el botón Editar (o el ícono de lápiz).
3. Modifique los campos permitidos:
   • Nombre
   • Teléfono
   • Rol
   • Sede(s)
4. Haga clic en Guardar.

El email no se puede cambiar desde la interfaz de edición.

Cambiar el rol de un team member

1. Abra la página de detalle.
2. En el campo Rol, haga clic en el selector desplegable.
3. Elija el nuevo rol.
4. Guarde los cambios.

El cambio tiene efecto inmediato: el team member verá las secciones habilitadas para su nuevo rol la próxima vez que recargue la página.

Desactivar un team member

Desactivar un integrante del equipo lo elimina de la lista activa, pero no borra sus datos del sistema (baja lógica).

1. Abra la página de detalle del team member.
2. Haga clic en Desactivar (o en el menú de acciones).
3. Confirme la acción en el diálogo de confirmación.
4. El integrante desaparecerá de la lista activa.

Los clientes asignados a un team member desactivado no se pierden; quedan sin entrenador asignado hasta que se les reasigne uno.

Crear una cuenta de cliente para un team member

Es posible dar acceso a la aplicación móvil a un team member, para que también pueda usar la app como alumno. Consulte el manual específico: Crear Cuenta de Cliente desde un Team Member.

Clientes

Los clientes son los alumnos o miembros del gimnasio/estudio. Desde esta sección podrá crear, editar y hacer seguimiento de cada uno.

Acceder a la sección

Navegue a Clientes en el menú lateral.

Ver la lista de clientes

Al ingresar verá una lista con todos los clientes activos. Para cada uno se muestra:

• Nombre completo
• Email
• Teléfono
• Entrenador asignado
• Estado de membresía (vigente / vencida)
• Fecha de último acceso a la app

Puede buscar clientes por nombre o email usando el campo de búsqueda.

Crear un nuevo cliente

Disponible para roles Admin, Sysadmin y Coordinador.

1. Haga clic en el botón + Nuevo cliente.
2. Complete el formulario de creación:

3. Haga clic en Crear.
4. El cliente recibirá un email de invitación para configurar su contraseña y acceder a la app móvil.

Importante: El email es único por cliente y no puede modificarse una vez creado. Si se equivoca, deberá desactivar el cliente y crear uno nuevo.

Ver el detalle de un cliente

Haga clic sobre el nombre de cualquier cliente para abrir su página de detalle. Encontrará las siguientes pestañas:

Pestaña: Información general

Muestra y permite editar todos los datos del cliente (ver sección Editar cliente más abajo).

Pestaña: Rutinas

Muestra las rutinas de entrenamiento asignadas al cliente. Desde aquí puede:

• Crear nuevas rutinas
• Editar rutinas existentes con el Routine Builder
• Duplicar rutinas
• Asignar rutinas a fechas del calendario

Para más información, consulte Routine Builder.

Pestaña: Clases

Muestra las clases grupales en las que está inscripto el cliente.

Pestaña: Calendario / Planificación

Vista de calendario donde se visualizan las sesiones de rutina asignadas a cada día. Desde aquí puede asignar qué rutina debe realizar el alumno en cada fecha.

Editar un cliente

1. Abra la página de detalle del cliente.
2. Haga clic en Editar.
3. Modifique los campos necesarios:

4. Haga clic en Guardar.

Gestión de membresía

La membresía controla el período activo del cliente:

• Membresía desde / hasta: Definen el rango de fechas activo. El sistema puede mostrar alertas cuando una membresía está por vencer.
• Membresía ilimitada: Al activar esta opción, el campo Membresía hasta se deshabilita y el cliente queda activo indefinidamente.

Desactivar un cliente

Desactivar un cliente lo elimina de la lista activa, pero sus datos, rutinas e historial se conservan (baja lógica).

1. Abra la página de detalle del cliente.
2. Haga clic en Desactivar (disponible en el menú de acciones o en el botón correspondiente).
3. Confirme la acción.
4. El cliente desaparecerá de la lista activa.

Asignar un entrenador a un cliente

Un cliente puede tener un entrenador asignado que sea responsable de su planificación:

1. Edite el cliente.
2. En el campo Entrenador asignado, seleccione un team member de la lista.
3. Guarde.

El entrenador asignado podrá ver a ese cliente en su lista cuando inicie sesión.

Estadísticas y seguimiento

En la página de detalle del cliente podrá ver:

• Resumen de actividad reciente
• Historial de rutinas completadas
• Progreso hacia sus objetivos

Esta información se actualiza automáticamente a medida que el alumno registra su actividad en la app móvil.

Crear Cuenta de Cliente desde un Team Member

Esta función permite darle a un team member (entrenador / staff) acceso a la aplicación móvil como alumno, sin necesidad de crear un cliente separado con otro email.

Esto es útil cuando, por ejemplo, un entrenador también entrena en el gimnasio y necesita acceder a sus propias rutinas desde la app.

¿Qué hace esta función exactamente?

Cuando se crea una cuenta de cliente para un team member:

• Se genera automáticamente un email secundario derivado del email del team member (por ejemplo, si el email del entrenador es juan@gimnasio.com, se crea juan+client@gimnasio.com).
• Se crea una membresía de cliente en la empresa para ese email.
• El team member puede usar ese email en la app móvil para acceder a sus rutinas y clases como alumno.
• Esta cuenta de cliente es independiente de su cuenta de staff: el team member sigue apareciendo en la lista de equipo con su rol original.

Pasos para crear la cuenta de cliente

1. Navegue a la sección Equipo en el menú lateral.
2. Haga clic sobre el nombre del team member para abrir su página de detalle.
3. Haga clic en el menú "Más acciones" (ícono de tres puntos ··· o botón "Más").
4. Seleccione la opción "Crear cuenta de cliente".
5. Aparecerá un diálogo de confirmación explicando lo que se va a hacer.
6. Haga clic en Confirmar.
7. El sistema crea la cuenta y muestra el email generado para la cuenta de cliente.
8. Cierre el diálogo.

¿Qué hacer después?

Una vez creada la cuenta:

1. Comuníquele al team member el email generado (se muestra en el diálogo de confirmación). Ese es el email que debe usar en la app móvil.
2. El team member recibirá un email de invitación en esa dirección para establecer su contraseña de alumno.
3. Una vez que configure su contraseña, podrá ingresar a la app móvil como cualquier otro alumno.

Asignar rutinas y clases al team member como alumno

Una vez creada la cuenta de cliente, el team member aparecerá en la sección Clientes del panel web con el email generado. Desde allí podrá:

• Asignarle rutinas de entrenamiento
• Inscribirlo en clases grupales
• Programar sesiones en su calendario

Consideraciones importantes

• Esta acción no puede deshacerse desde la interfaz. Si necesita eliminar la cuenta de cliente generada, contacte al soporte técnico.
• El email de cliente es un alias del email original con el sufijo +client. Es un email válido que recibe correos si el proveedor de email del team member soporta alias con +.
• El team member seguirá apareciendo en la lista de Equipo con su rol original. La cuenta de cliente es adicional, no reemplaza su acceso de staff.
• Solo usuarios con rol Admin o Sysadmin pueden realizar esta acción.

Ejercicios

La sección de Ejercicios contiene la biblioteca de movimientos disponibles para armar rutinas. Incluye una biblioteca global provista por la plataforma y ejercicios personalizados creados por su empresa.

Acceder a la sección

Navegue a Ejercicios en el menú lateral.

Tipos de ejercicios

Buscar y filtrar ejercicios

La biblioteca puede ser muy extensa. Use los filtros disponibles para encontrar lo que necesita:

Búsqueda por nombre

Escriba el nombre del ejercicio en el campo de búsqueda. El sistema filtra en tiempo real.

Filtros por categoría

Puede combinar múltiples filtros:

Haga clic en Limpiar filtros para resetear todos los filtros y ver la biblioteca completa.

Ver un ejercicio

Cada ejercicio se muestra como una tarjeta con:

• Imagen o miniatura del movimiento
• Nombre
• Video de demostración (YouTube o video propio)
• Etiquetas (músculo, equipamiento, nivel, etc.)

Haga clic sobre una tarjeta para ver los detalles completos, incluyendo las instrucciones de ejecución.

Crear un ejercicio personalizado

Disponible para todos los roles con acceso al panel web: Sysadmin, Admin, Shared Trainer y Trainer.

1. Haga clic en el botón + Nuevo ejercicio.
2. Complete el formulario:

Etiquetas disponibles por categoría:

• Músculo principal: abductores, bíceps, glúteos, cuádriceps, isquiotibiales, pectoral, dorsal, hombro, tríceps, abdomen, pantorrilla, espalda baja, oblicuos, trapecios, y más
• Equipamiento: barra, mancuernas, polea, máquina Smith, peso corporal, kettlebell, banda elástica, TRX, balón medicinal, banco, y más
• Patrón de movimiento: empuje horizontal, empuje vertical, tirón horizontal, tirón vertical, sentadilla, bisagra de cadera, rotación, caminata, y más
• Mecánica: Compuesto, Aislación
• Nivel: Principiante, Intermedio, Avanzado

3. Haga clic en Guardar.

El ejercicio quedará disponible para usar en el Routine Builder de todos los clientes de su empresa.

Editar un ejercicio personalizado

Solo se pueden editar los ejercicios creados por su empresa (no los de la biblioteca global). Todos los roles con acceso al panel pueden editar ejercicios custom.

1. Busque el ejercicio en la lista.
2. Haga clic en el ejercicio para ver su detalle.
3. Haga clic en Editar.
4. Modifique los campos necesarios.
5. Haga clic en Guardar.

Uso de ejercicios en rutinas

Los ejercicios de la biblioteca son la base del Routine Builder. Al crear o editar una rutina, podrá buscar y agregar cualquier ejercicio de la biblioteca global o de su empresa.

Routine Builder

El Routine Builder es la herramienta para crear y editar rutinas de entrenamiento personalizadas para cada cliente. Permite seleccionar ejercicios, configurar series, repeticiones, descansos y crear agrupaciones como supersets y circuitos.

Acceder al Routine Builder

Las rutinas se gestionan desde la página de detalle de un cliente:

1. Navegue a Clientes y abra el perfil del cliente.
2. Haga clic en la pestaña Rutinas.
3. Verá las rutinas existentes del cliente o podrá crear una nueva.

Crear una nueva rutina

1. En la pestaña Rutinas del cliente, haga clic en + Nueva rutina.
2. Complete el formulario inicial:

3. Haga clic en Crear para abrir el Routine Builder.

Interfaz del Routine Builder

El Routine Builder tiene dos paneles principales:

• Panel izquierdo: Biblioteca de ejercicios (filtrable y buscable)
• Panel derecho: Ejercicios seleccionados para la rutina

Un contador en la parte superior muestra cuántos ejercicios están incluidos en la rutina.

Agregar ejercicios a la rutina

1. En el panel izquierdo, busque el ejercicio por nombre o use los filtros (músculo, equipamiento, nivel, etc.).
2. Pase el cursor sobre el ejercicio para ver una vista previa con detalles.
3. Haga clic en el botón + Agregar (aparece al pasar el cursor).
4. El ejercicio aparecerá en el panel derecho.

Repita este proceso para todos los ejercicios que desee incluir.

Configurar cada ejercicio

Una vez agregado, cada ejercicio en el panel derecho muestra opciones de configuración:

Modo de objetivo

El campo Objetivo tiene dos modos:

• Modo texto: Escriba libremente la meta (ej: "Hasta el fallo", "70% de 1RM")
• Modo tiempo: Seleccione una duración predefinida (ej: 90s, 2 min)

Haga clic en el ícono de cambio de modo para alternar entre texto y tiempo.

Eliminar un ejercicio

Haga clic en el ícono de papelera a la derecha del ejercicio para quitarlo de la rutina.

Duplicar un ejercicio

Haga clic en el ícono de copiar para duplicar un ejercicio dentro de la misma rutina. Esto crea una copia con la misma configuración que puede editar de forma independiente.

Agregar bloques de descanso

Puede insertar pausas explícitas entre ejercicios:

1. Haga clic en + Agregar descanso.
2. El bloque de descanso aparece en la posición correspondiente.
3. Edite la duración del descanso directamente en el bloque.
4. Puede eliminarlo con el ícono de papelera.

Agrupar ejercicios

Superset

Un superset agrupa 2 o más ejercicios que se realizan en secuencia sin descanso entre ellos, compartiendo el mismo número de series.

Para crear un superset:

1. Seleccione 2 o más ejercicios en el panel derecho (marque las casillas correspondientes).
2. El botón Crear superset se habilitará automáticamente cuando haya 2 o más ejercicios seleccionados.
3. Haga clic en Crear superset.
4. Los ejercicios quedan agrupados y comparten un campo de series común.

Edición del superset:

• Modifique el número de series del grupo (aplica a todos los ejercicios dentro).
• Cada ejercicio dentro del superset mantiene sus propias repeticiones y objetivo.

Circuito

Un circuito agrupa múltiples ejercicios para trabajo en ronda. El flujo es el mismo que el superset:

1. Seleccione los ejercicios.
2. Haga clic en Crear circuito.
3. Los ejercicios se agrupan como un bloque de circuito.

El contador de ejercicios los cuenta como una unidad (1) en lugar de individualmente.

Desagrupar

Para disolver un superset o circuito:

1. Seleccione el grupo.
2. Haga clic en Desagrupar.
3. Los ejercicios vuelven a ser elementos independientes con su configuración original.

Guardar la rutina

Haga clic en el botón Guardar para confirmar todos los cambios. La rutina se guarda en el perfil del cliente y estará disponible para asignar al calendario.

Importante: Si cierra el builder sin guardar, los cambios no realizados se perderán. Guarde con frecuencia mientras trabaja.

Al reabrir la rutina guardada, todos los datos persisten:

• Ejercicios y su orden
• Series, repeticiones y objetivos
• Agrupaciones (supersets, circuitos)
• Descansos

Duplicar una rutina

Duplicar para el mismo cliente

1. En la lista de rutinas del cliente, busque el menú de acciones de la rutina (ícono ···).
2. Seleccione Duplicar.
3. Aparecerá un diálogo con el nombre pre-completado como "[Nombre original] (copia)".
4. Puede modificar el nombre si lo desea.
5. Haga clic en Confirmar.
6. La copia aparece en la lista de rutinas del mismo cliente.

Duplicar a otro cliente

1. En el menú de acciones de la rutina, seleccione Duplicar.
2. En el diálogo, seleccione la opción "Otro cliente".
3. Use el selector para buscar y elegir el cliente destino.
4. Haga clic en Confirmar.
5. Una alerta confirmará el nombre del cliente destino donde se creó la copia.
6. La rutina original no se modifica.

Nota: Los datos copiados incluyen todos los ejercicios con su configuración exacta, agrupaciones, series, repeticiones, objetivos, descansos y bloques de descanso.

Próximo paso: Asignar la rutina al calendario

Una rutina creada no aparece en la app del alumno hasta que se le asignen fechas. Consulte Asignación de Sesiones de Rutina para aprender cómo programar las sesiones.

Asignación de Sesiones de Rutina

La asignación de sesiones es el proceso de indicar en qué fechas del calendario un alumno debe realizar cada rutina. Sin este paso, el alumno no verá ninguna rutina en su aplicación móvil.

Concepto fundamental

Una rutina creada en el Routine Builder existe, pero está "invisible" para el alumno hasta que se le asignen fechas concretas. La asignación vincula una rutina a uno o varios días del calendario del cliente.

Piense en la rutina como una "plantilla" de entrenamiento, y la asignación como la "agenda" que le dice al alumno cuándo ejecutarla.

Acceder al calendario de un cliente

1. Navegue a Clientes y abra el perfil del cliente.
2. Haga clic en la pestaña Calendario (o Planificación).
3. Verá un calendario mensual con las sesiones ya programadas (si las hay).

Asignar una rutina a fechas

Método desde el calendario del cliente

1. Abra el Calendario en el perfil del cliente.
2. Seleccione el día o días en los que desea programar la rutina:
   • Clic simple: Selecciona un día.
   • Clic en varios días: Puede seleccionar múltiples días no consecutivos.
   • Rango de fechas: Haga clic en el día de inicio y luego en el día final para seleccionar un rango.
3. Un resumen en pantalla mostrará la cantidad de días seleccionados y sus fechas.
4. En el panel lateral (o modal), seleccione la rutina que desea asignar a esas fechas.
5. Confirme la asignación.

Todos los días seleccionados quedarán vinculados a esa rutina y aparecerán en el calendario del alumno.

Asignación masiva (lote)

Si necesita programar la misma rutina para muchos días (por ejemplo, todos los lunes del mes):

1. Seleccione todos los días deseados en el calendario.
2. El sistema muestra un resumen con la lista de fechas seleccionadas en formato ISO.
3. Asigne la rutina una sola vez a todas las fechas seleccionadas.

Lo que ve el alumno en la app

Una vez asignada una sesión, el alumno verá en su aplicación móvil:

• El día correspondiente resaltado en su calendario personal.
• Al tocar ese día, podrá ver y ejecutar la rutina asignada.
• Puede marcar ejercicios como completados y registrar sus cargas.

Si no se asigna ninguna fecha: El alumno no verá ninguna rutina en la app, aunque la rutina exista en el sistema.

Modificar o eliminar una asignación

1. En el calendario del cliente, haga clic sobre el día que desea modificar.
2. Verá la rutina asignada a ese día.
3. Opciones disponibles:
   • Cambiar rutina: Seleccione otra rutina para ese día.
   • Eliminar asignación: Quite la rutina de ese día; el alumno ya no la verá en esa fecha.

Seguimiento de sesiones completadas

Cada asignación tiene un estado de completado:

• Pendiente: El alumno aún no realizó la sesión.
• Completada: El alumno marcó la sesión como finalizada en la app.

Desde el panel web, puede ver el historial de sesiones completadas de cada cliente para hacer seguimiento de su adherencia al plan.

Recomendaciones de planificación

• Planifique con anticipación: Asigne rutinas con al menos una semana de anticipación para que el alumno pueda ver su semana completa en la app.
• Varíe las rutinas: Asigne distintas rutinas a distintos días para mantener la variedad (ej: tren superior los lunes, tren inferior los miércoles).
• Actualice el plan regularmente: Si el cliente completa un bloque de entrenamiento, cree nuevas rutinas y asígnelas a las fechas futuras.
• Verifique siempre: Después de asignar, abra el calendario del cliente para confirmar que las sesiones aparecen correctamente.

Clases

Las clases son sesiones grupales de entrenamiento (yoga, spinning, crossfit, etc.) con horario fijo, cupo máximo y un entrenador asignado. Los clientes pueden inscribirse a través de la app móvil.

Acceder a la sección

Navegue a Clases en el menú lateral.

Ver la lista de clases

Al ingresar verá todas las clases activas con:

• Nombre de la clase
• Entrenador asignado
• Fecha y hora de inicio
• Duración
• Cupos disponibles / inscriptos
• Próxima sesión programada

Crear una nueva clase

Disponible para todos los roles con acceso al panel web: Sysadmin, Admin, Shared Trainer y Trainer.

1. Haga clic en + Nueva clase.
2. Complete el formulario:

Límite de cupos

• Marque la casilla "Tiene límite de participantes" para habilitar el campo de cupo máximo.
• Ingrese la cantidad máxima de alumnos que pueden inscribirse.
• Cuando los cupos se agoten, la app móvil no permitirá más inscripciones.
• Si no activa esta opción, la clase no tendrá límite de participantes.

Tipos de clase

3. Haga clic en Guardar.

Ver el detalle de una clase

Haga clic sobre el nombre de la clase para ver:

• Todos los datos de la clase
• Lista de alumnos inscriptos
• Cupos disponibles
• Próximas sesiones (si es recurrente)

Editar una clase

1. Abra el detalle de la clase.
2. Haga clic en Editar.
3. Modifique los campos necesarios.
4. Haga clic en Guardar.

Para clases pasadas, algunos campos pueden no ser editables.

Cancelar una clase

1. Abra el detalle de la clase.
2. Haga clic en Cancelar clase (o en el menú de acciones).
3. Confirme la acción.
4. La clase desaparece de la lista activa.

La cancelación es una baja lógica: los datos se conservan pero la clase deja de estar disponible.

Inscripción de alumnos

Los alumnos se inscriben a las clases desde la aplicación móvil. Desde el panel web puede:

• Ver quiénes están inscriptos en una clase.
• Verificar los cupos disponibles.
• En algunos casos, gestionar inscripciones manualmente desde el perfil del cliente (pestaña Clases).

Clases recurrentes (programa semanal)

Si su clase se dicta, por ejemplo, todos los martes y jueves a las 18:00:

1. Al crear la clase, seleccione el tipo Programa semanal.
2. Configure los días de la semana y la hora para cada día.
3. Establezca una fecha de fin de recurrencia.
4. El sistema generará automáticamente todas las sesiones hasta esa fecha.

Los alumnos verán en la app cada sesión individual de la clase recurrente.

Accesos y Permisos

El sistema de permisos define qué puede ver y hacer cada usuario según su rol. Asignar el rol correcto a cada integrante del equipo es fundamental para mantener la seguridad y organización de la plataforma.

Roles disponibles

Sysadmin

El rol con mayor nivel de acceso. Tiene control total sobre la plataforma, incluyendo configuraciones técnicas y de empresa.

Admin

Acceso completo para gestión diaria: clientes, equipo, clases, ejercicios, mensajería y configuración de empresa. Es el rol recomendado para dueños y gerentes.

Coordinador

Incluye todo lo que puede hacer un Trainer, más: crear, editar y cancelar clases, enviar mensajes masivos, y crear/editar/desactivar clientes. No puede gestionar miembros del equipo, crear cuentas de cliente desde un team member, ni acceder a la configuración de empresa.

Trainer (Entrenador)

Puede ver clientes, crear/editar/eliminar rutinas y ejercicios, y ver clases. No puede crear, editar ni desactivar clientes; no puede crear, editar ni cancelar clases; no puede enviar mensajes masivos; no puede gestionar team members ni acceder a Configuración.

Client (Cliente / Alumno)

No tiene acceso al panel web. Es redirigido automáticamente a la pantalla de descarga de la app móvil. Los clientes solo interactúan con el sistema desde la aplicación.

Tabla de permisos por funcionalidad

^* Admin no puede desactivar Sysadmins.

Comportamiento por rol en la interfaz

Sysadmin

• Acceso total sin restricciones: todas las secciones y acciones.
• Puede crear, editar y desactivar cualquier miembro del equipo, incluidos otros Sysadmins.
• Único rol que puede desactivar Sysadmins.

Admin

• Acceso completo a clientes, rutinas, ejercicios, clases, mensajería, equipo y configuración de empresa.
• Puede crear, editar y desactivar miembros del equipo, excepto Sysadmins.
• Puede crear cuentas de cliente desde el perfil de un team member.

Coordinador

• Puede crear, editar y desactivar clientes.
• Puede crear, editar y cancelar clases.
• Puede enviar mensajes masivos.
• Puede crear/editar/eliminar rutinas y ejercicios.
• No puede gestionar miembros del equipo (solo ver la lista).
• No puede crear cuentas de cliente desde el perfil de un team member.
• No puede acceder a Configuración de empresa (es redirigido al Dashboard).

Trainer

• Puede ver clientes (sin crear, editar ni desactivar).
• Puede crear, editar y eliminar rutinas y ejercicios.
• Puede ver clases, pero no puede crearlas, editarlas ni cancelarlas.
• No puede enviar mensajes masivos.
• Puede ver la lista de equipo, pero no puede gestionarla.
• No puede acceder a Configuración de empresa.

Cambiar el rol de un team member

El rol se puede cambiar en cualquier momento desde el perfil del team member:

1. Navegue a Equipo y abra el perfil del integrante.
2. Haga clic en Editar.
3. Cambie el campo Rol.
4. Guarde los cambios.

El cambio tiene efecto inmediato: en la próxima vez que el team member recargue la página, verá el acceso correspondiente a su nuevo rol.

Solo usuarios con rol Admin o Sysadmin pueden cambiar roles.

Buenas prácticas de asignación de roles

• Asigne Admin únicamente a personas de confianza que necesiten gestionar la configuración y el equipo.
• Use Coordinador para entrenadores que manejan sus propios clientes de forma autónoma.
• Use Trainer para practicantes, sustitutos o personal que solo necesita consultar información.
• Nunca comparta credenciales entre personas: cada usuario debe tener su propia cuenta para mantener un registro de auditoría claro.

Configuración de Empresa

La sección de Configuración permite gestionar los datos generales de su empresa, las sedes y los planes de membresía. Solo tienen acceso usuarios con rol Admin o Sysadmin.

Acceder a la sección

Navegue a Configuración en el menú lateral.

Si no ve esta opción en el menú, su rol no tiene permiso de acceso. Consulte Accesos y Permisos.

Datos generales de la empresa

En esta sección puede editar la información pública de su empresa:

Redes sociales

Puede vincular las redes sociales de su empresa:

Guardar cambios

1. Modifique los campos necesarios.
2. Haga clic en Guardar.
3. El botón mostrará el estado "Guardando..." mientras procesa.
4. Una vez guardado, el nombre de la empresa en la barra lateral se actualiza automáticamente.

Gestión de Sedes

Una empresa puede tener múltiples sedes (sucursales, locales, etc.). Cada sede es una ubicación física independiente.

Ver las sedes existentes

En la sección de Configuración encontrará la lista de sedes registradas, cada una con:

• Nombre de la sede
• Dirección completa
• Coordenadas geográficas (si están configuradas)
• Zona horaria

Crear una nueva sede

1. En la sección Sedes, haga clic en + Nueva sede.
2. Complete el formulario:

3. Haga clic en Guardar.

Editar una sede

1. Haga clic sobre la sede que desea modificar.
2. Edite los campos necesarios.
3. Guarde los cambios.

Relación sedes con clientes y team members

• Al crear o editar un cliente, puede asignarle una o más sedes.
• Al crear o editar un team member, puede asignarle las sedes donde trabaja.
• Las clases también están asociadas a una sede y usan su zona horaria para mostrar los horarios correctamente.
• En la mensajería, puede enviar mensajes a todos los miembros de una sede específica.

Planes de Membresía

Los planes definen los paquetes de membresía que ofrece su empresa (mensual, trimestral, por sesiones, etc.).

Ver los planes existentes

En la sección Planes encontrará todos los planes configurados con su estado (activo/inactivo).

Crear un nuevo plan

1. Haga clic en + Nuevo plan.
2. Complete el formulario:

3. Guarde el plan.

Asignar un plan a un cliente

Los planes se asignan desde el perfil de cada cliente en la sección de Clientes.

Onboarding inicial

Al crear su cuenta por primera vez, el sistema le guiará a través de un proceso de configuración inicial (onboarding):

1. Nombre de la empresa: Ingrese el nombre de su gimnasio o estudio.
2. Email de la empresa: Correo de contacto principal.
3. Teléfono de la empresa: Número de contacto principal.
4. Primera sede: Configure su primera ubicación física:
   • Nombre de la sede (ej: "Sede Central")
   • Dirección

Una vez completado el onboarding, será redirigido al dashboard y podrá comenzar a agregar clientes y team members.

Nota: El onboarding es un proceso de una sola vez. Si necesita modificar los datos ingresados, hágalo desde la sección de Configuración una vez en el sistema.

Mensajería

La sección de Mensajería permite enviar comunicaciones a clientes y staff del gimnasio. Los mensajes pueden enviarse de forma inmediata o programarse para una fecha y hora futuras.

¿Cómo le llegan los mensajes a los destinatarios?

Los mensajes llegan por dos canales, dependiendo de si el destinatario tiene la app instalada o no:

Recomendación: Incentive a sus clientes a instalar la app y activar las notificaciones para asegurarse de que reciban los mensajes de forma inmediata.

Acceder a la sección

Navegue a Mensajería en el menú lateral.

La sección tiene dos pestañas:

• Enviar: Redactar y enviar nuevos mensajes.
• Historial: Ver el estado de los mensajes enviados o programados.

Enviar un mensaje

1. Seleccionar destinatarios

Tiene múltiples formas de seleccionar quién recibirá el mensaje. Puede combinarlas:

La selección es acumulativa: si selecciona una clase y además dos clientes individuales, el mensaje llegará a todos ellos. El sistema muestra un resumen con el total de destinatarios (ej: "3 clientes, 1 entrenador").

2. Redactar el mensaje

Escriba el cuerpo del mensaje en el campo de texto. Es el contenido que recibirán todos los destinatarios. El campo es obligatorio.

3. Definir cuándo enviar

El formato del campo de fecha es: AAAA-MM-DD HH:MM (en hora local).

4. Enviar

Haga clic en Enviar. El mensaje se crea y aparece en el Historial.

Historial de mensajes

En la pestaña Historial verá todos los mensajes con su estado actual:

Para cada mensaje se muestra:

• Cuerpo del mensaje (primeros 72 caracteres)
• Estado actual
• Fecha y hora de envío (o envío programado)
• Botón Cancelar (solo para mensajes en estado "En cola")

El historial se actualiza automáticamente en segundo plano.

Cancelar un mensaje programado

Si necesita cancelar un mensaje antes de que sea enviado:

1. Vaya a la pestaña Historial.
2. Encuentre el mensaje en estado En cola.
3. Haga clic en el botón Cancelar en la fila del mensaje.
4. Confirme la cancelación en el diálogo.
5. El estado cambiará a Cancelado.

Solo se pueden cancelar mensajes que aún no han sido enviados (estado "En cola"). Los mensajes en estado "Enviando" o "Enviado" no pueden cancelarse.

Casos de uso comunes

Aviso de cambio de horario

Seleccione la clase afectada como destinatario y envíe un mensaje inmediato informando el cambio.

Recordatorio de renovación de membresía

Seleccione los clientes con membresía próxima a vencer y programe el mensaje para enviar unos días antes del vencimiento.

Comunicado general a toda la sede

Seleccione la sede completa y envíe un comunicado a todos los miembros activos simultáneamente.

Felicitaciones de cumpleaños

Busque y seleccione el cliente individualmente y envíe un mensaje personalizado.

Buenas prácticas

• Use mensajes claros y concisos: las notificaciones push muestran solo las primeras líneas del mensaje.
• Pruebe enviando un mensaje a su propia cuenta antes de enviarlo masivamente.
• Programe mensajes con anticipación suficiente para avisos importantes.
• No abuse de la mensajería masiva: mensajes frecuentes pueden llevar a que los usuarios desactiven las notificaciones.